HAdW digital 2030. Stratégie de numérisation

Préambule

L'Académie des sciences de Heidelberg (HAdW) considère la numérisation comme un catalyseur d'innovation dans les domaines de la science et de la recherche. La HAdW participe activement à la transformation numérique et développe en permanence ses compétences dans le domaine des humanités numériques ainsi que son infrastructure informatique afin de pérenniser ses activités de recherche, sa gestion scientifique et son administration, et d'en améliorer constamment la qualité. Afin de pouvoir agir de manière durable dans le paysage scientifique national et international, elle a identifié six axes stratégiques pour lesquels elle présente, dans la présente stratégie de numérisation, les mesures mises en œuvre, les besoins non satisfaits et les opportunités et potentiels de développement :

1.  Accès libre et science ouverte ;
2. Communauté scientifique numérique ;
3. Renforcement des structures numériques : coopérations et constitution d'un pool de personnel dans le domaine des humanités numériques ;
4. Numérisation liée à la recherche : identité visuelle numérique uniforme et archivage à long terme avec des partenaires stratégiques ;
5. Numérisation de l'administration ;
6. Compétences numériques : formation continue et perfectionnement.

En tant qu'académie des sciences du Land de Bade-Wurtemberg, la HAdW est à la fois une communauté scientifique et un institut de recherche extra-universitaire. Elle met à la disposition de ses membres des classes de philosophie et d'histoire, de mathématiques et de sciences naturelles, ainsi que de ses groupes de travail, des plateformes et des services numériques afin de leur permettre de se mettre en réseau de la meilleure façon possible, en complément des formes analogiques de discussion scientifique. L'éventail des projets de recherche de l'académie est très large, ses différents programmes de financement étant adaptés au mieux à différents groupes cibles (programme des académies ; programme WIN ; projets régionaux ; projets financés par des fonds tiers) :

La HAdW occupe une place particulière dans la recherche en sciences humaines, car elle apporte une contribution essentielle à la recherche fondamentale en sciences humaines dans le domaine du patrimoine culturel. Les éditions, dictionnaires, encyclopédies et projets d'indexation élaborés par les centres de recherche constituent un réservoir de connaissances qu'il convient de préserver et qui est progressivement enrichi et mis en réseau grâce à des projets en cours. Les projets de l'Académie des sciences humaines et sociales (HAdW) ouvrent la voie aux méthodes de recherche numériques dans le domaine des humanités numériques. Ces projets génèrent des résultats de recherche et des collections de données numériques de grande qualité et très complets. Ils contribuent ainsi de manière significative au développement et à l'application de procédés innovants basés sur des logiciels pour leur exploitation, leur analyse et leur publication. Leurs données de recherche dans le domaine du patrimoine culturel sont très pertinentes pour les « petites disciplines ». Il s'agit notamment de données de recherche sur des biens culturels matériels tels que des imprimés, des manuscrits, des inscriptions, des papyrus, des documents et des objets, ainsi que des représentations numériques de biens culturels immatériels.

Avec sa stratégie de numérisation, la HAdW fournit également à ses chercheurs, membres et collaborateurs des orientations pour la numérisation de la recherche ainsi que pour la durabilité des données de recherche, leur publication et leur archivage à long terme.

1. Connaissances libres : libre accès et science ouverte

À la HAdW, la science et la recherche sont financées en grande partie par le Land de Bade-Wurtemberg, ainsi que par l'État fédéral et les Länder. Les résultats de la recherche subventionnée par des fonds publics doivent être mis gratuitement à la disposition du public. En conséquence, la HAdW suit une stratégie d'accès libre et de science ouverte. Ses résultats de recherche sont ainsi rendus accessibles gratuitement et durablement à la communauté scientifique et au grand public. Dans un souci de traçabilité des résultats de recherche, cela comprend à la fois les données primaires et les outils numériques, ainsi que les publications scientifiques elles-mêmes. Chaque projet est soumis au concept de durabilité de la HAdW. Dès le dépôt d'une demande pour un nouveau projet, la gestion des données de recherche, la durabilité des données, leur archivage à long terme et les formes de publication en libre accès doivent être pris en compte. L'académie s'engage à respecter les principes FAIR (lien externe) de la traçabilité, de l'accessibilité, de l'interopérabilité et de la réutilisabilité des données.

Les publications et les données de recherche des centres de recherche sont publiées sous la licence Creative Commons CC BY recommandée par la Deutsche Forschungsgemeinschaft (Communauté allemande de recherche) – sous forme numérique et, dans certains cas, également via un procédé d'impression à la demande –, sauf si des contrats d'édition existants ou d'autres sources de financement s'y opposent. Depuis 2017, les futurs contrats d'édition pour les séries de la HAdW doivent prévoir une exemption (« Moving Wall ») après deux ans au maximum, de sorte qu'une grande partie des publications sont déjà disponibles en libre accès. En principe, seuls des droits d'utilisation simples doivent être accordés en cas de cession de droits à des tiers (par exemple, des éditeurs).

2. Communauté numérique des chercheurs

La HAdW est avant tout – mais pas uniquement – un lieu analogique dédié aux échanges scientifiques et au discours intellectuel. Afin d'améliorer la mise en réseau numérique et interdisciplinaire de ses membres et de ses classes, le département Science et infrastructure numérique se considère comme un prestataire de services pour les mesures et les offres numériques : En 2020, une plateforme de publication numérique a été mise en place pour ses membres ordinaires et correspondants. Protégée par un mot de passe et sécurisée, elle permet à ses membres de partager entre eux des publications en libre accès ou non sous licence, notamment au format PDF.

Alors que depuis l'été 2020, les réunions de l'Académie se déroulent uniquement sous forme numérique, par vidéoconférence, en raison de la pandémie, il est prévu de revenir à un format hybride, combinant présence physique et participation numérique des membres, dès que la situation et la réglementation relative au coronavirus du Land de Bade-Wurtemberg le permettront à nouveau. Cela permettra de garantir que les membres à mobilité réduite ou ceux qui séjournent temporairement à l'étranger dans le cadre d'un séjour de recherche puissent également participer aux réunions.

Les différents groupes de travail qui se sont formés au sein des classes ou entre les classes et qui se consacrent aux débats scientifiques actuels se voient proposer divers outils et services numériques, qui sont décrits plus en détail au chapitre 4.3 (en particulier les services cloud). La présence numérique des groupes de travail, de leurs résultats et de leurs publications sur le site web peut à l'avenir accroître leur visibilité et servir de plateforme pour des contributions à des discussions ou d'autres publications.

Les membres ont à leur disposition différentes collections pour leurs publications scientifiques : Heidelberger Akademische Bibliothek (Alfred Kröner ; libre accès après 12 mois), Schriften der Philosophisch-historischen Klasse der Heidelberger Akademie der Wissenschaften (Winter) et Schriften der Mathematisch-naturwissenschaftlichen Klasse ( Springer Spektrum). À moyen terme, l'objectif est de rendre les publications de toutes les séries mentionnées accessibles en ligne en libre accès, avec un délai d'accès minimum convenu de deux ans maximum. En outre, grâce à un accord conclu avec la bibliothèque universitaire de Heidelberg , les membres peuvent également publier des monographies et des recueils en libre accès chez Heidelberg University Publishing ( heiUP). En outre, la HAdW met à disposition en libre accès des publications sur son histoire, des comptes rendus de séances et des séries de publications achevées de ses classes sous forme rétro-numérisée .

3. Renforcement des structures numériques

3.1. Réseaux numériques : partenaires

Dans le Land de Bade-Wurtemberg : la HAdW rassemble un grand nombre d'experts en humanités numériques, dont l'expertise est mise à profit pour améliorer encore davantage l'académie en tant que telle en ce qui concerne les questions relatives aux environnements de recherche numériques, à l'archivage à long terme et à la réutilisation des données. Le format d'événement« Table ronde sur la numérisation BW »créé en 2018 vise à favoriser les échanges entre les partenaires du Land de Bade-Wurtemberg, car la HAdW dépend du soutien de partenaires stratégiquement importants, à savoir les universités du Land et en particulier leurs bibliothèques et leurs centres de calcul, qui sont déjà impliqués de manière très productive et fructueuse dans des coopérations, pour mettre en œuvre une stratégie de numérisation moderne.

La bibliothèque universitaire et le centre informatique de l'université de Heidelberg sont notamment des partenaires d'une importance capitale. Au niveau local, la HAdW s'engage également dans le Heidelberg Forum Digital Humanities. Elle apporte ses compétences dans le domaine des sciences humaines numériques, par exemple au sein du Research Council du Field of Focus 3 « Dynamiques culturelles dans les mondes globalisés » de l'université de Heidelberg, par l'intermédiaire de son département Science et infrastructure numérique.

À l'avenir, d'autres accords de coopération seront conclus avec les universités et les bibliothèques universitaires du Land, qui régiront également la coopération dans le domaine des humanités numériques. D'autres partenaires stratégiques au niveau régional peuvent être l'autorité régionale supérieure chargée des technologies de l'information du Bade-Wurtemberg (BITBW), le réseau régional des établissements d'enseignement supérieur du Bade-Wurtemberg ( BelWü), le projet régional d'accompagnement et de développement pour la gestion des données de recherche ( bw2FDM) ainsi que le groupe de travail sur la gestion des données de recherche dans le Bade-Wurtemberg (AK FDM).

Au niveau national: au sein de l'Union des académies allemandes des sciences et de ses académies sœurs, avec lesquelles des accords de coopération bilatéraux partiels doivent être conclus à moyen terme, la HAdW fournit des membres institutionnels au groupe de travail « eHumanities », qui offre un forum pour l'échange d'informations, le développement coopératif de solutions communes et le conseil sur les questions de droit d'auteur, de publication numérique et d'accès libre.

La HAdW fait également partie d'AGATE: A European Gateway for the Academies of Sciences and Humanities, un système d'information sur la recherche géré par l'Union des académies allemandes des sciences et destiné à la recherche académique européenne, qui vise à améliorer la visibilité et la facilité de recherche des travaux menés dans les académies européennes. Tous les projets académiques réalisés depuis 1979 y sont répertoriés et dotés d'un « identifiant AGATE » individuel. Une « bibliothèque virtuelle » servant de métacatalogue permet de centraliser les publications numériques et les bases de données.

De plus, depuis 2021, la HAdW est membre institutionnel de la nouvelle association Nationale Forschungsdateninfrastruktur (NFDI) e.V. (Infrastructure nationale de données de recherche). La HAdW s'est fixé pour objectif de participer aux consortiums dans lesquels elle peut apporter l'expertise de ses centres et projets de recherche : elle est co-demanderesse du consortium NFDI The German Human Genome-Phenome Archive et participe aux consortiums NFDI Text+. Language- and Text-Based Research Data Infrastructure et 4Objects. Research Data Infrastructure for the Material Remains of Human History, qui sont actuellement en phase de candidature.

Au niveau international: au-delà du paysage scientifique national, les centres de recherche dans le domaine des humanités numériques coopèrent avec divers partenaires internationaux. Outre des projets individuels et des coopérations avec des bibliothèques, des musées et d'autres institutions, il s'agit par exemple de l'Analyse et Traitement Informatique de la Langue Française (ATILF), de l'Archaeological Research Infrastructure for Archaeological Data Networking in Europe (ARIADNEplus, projet Horizon 2020), The Coalition for Archaeological Synthesis (CfAS), Cuneiform Digital Library Initiative (CDLI), Institut des Textes et Manuscrits Modernes (ITEM), International Digital Epigraphy Association (IDEA), National Archives Nepal et Neotoma Paleoecology Database (Neotoma).

3.2. Structures internes, mise en réseau et optimisation grâce à la constitution d'un pool de personnel dans le domaine des humanités numériques

L'ensemble du domaine de la numérisation et des humanités numériques est considéré comme une tâche transversale stratégique, dont les aspects liés à la recherche relèvent de la gestion scientifique du service Science et infrastructure numérique du bureau administratif. Le service se considère comme un prestataire de services pour les scientifiques et les membres de la HAdW, afin de les aider à coordonner tous les domaines de la numérisation. Cela permet de créer et de développer les meilleures conditions possibles pour la numérisation de leurs recherches et la gestion des données de recherche, et ainsi de promouvoir la qualité de leurs recherches et la visibilité de leurs résultats.

La création du service Science et infrastructure numérique est le résultat d'un processus de restructuration achevé en 2019, qui a conduit au regroupement de toutes les activités de la HAdW dans les domaines de la coordination scientifique, des activités numériques et du programme pour la relève dans un seul service. L'ancienne coordinatrice scientifique est ainsi devenue chef de service. Le service se compose, en termes d'effectifs, de sa direction et de ses collaborateurs dans les domaines de l'administration des systèmes, des humanités numériques et des bases de données et des questions contractuelles, de la bibliothèque, de la protection des données et des séries de publications.

Outre la gestion de la qualité et des projets des projets académiques (actuellement 17 dans le programme académique, huit dans le programme WIN et quatre financés par des fonds tiers), la direction du service coordonne également toutes les activités dans le domaine des humanités numériques, la mise en œuvre de la stratégie de numérisation et tous les autres domaines de la gestion scientifique, qui, avec le programme WIN, inclut également le domaine de la relève scientifique (WIN-Kolleg, conférences académiques, Akademie-Kolleg). Elle est assistée par deux assistants de recherche (en partie affectés au programme des académies).

Afin de mieux exploiter le formidable potentiel intellectuel de tous les collaborateurs scientifiques des centres de recherche travaillant dans le domaine des humanités numériques, ceux-ci seront, à moyen terme, davantage impliqués dans la gestion stratégique de la science au sein du département Science et infrastructure numérique, tout en conservant leurs liens avec leur centre de recherche respectif. Cette restructuration du personnel scientifique dans le domaine des humanités numériques ainsi que des assistants étudiants et scientifiques contribuera à l'uniformisation des structures logicielles et empêchera d'éventuels développements parallèles. En raison des transformations prévues du Hofhaus par le service des bâtiments universitaires de Heidelberg , des espaces supplémentaires seront créés à moyen terme afin de pouvoir mettre des postes de travail à la disposition d'autres personnes en plus de l'équipe centrale actuelle.

Afin de promouvoir la communication interne, les échanges mutuels, les projets communs et les effets de synergie, une réunion mensuelle HAdW digital est organisée sous l'égide du département Science et infrastructure numérique, à laquelle participent tous les collaborateurs des centres de recherche dans le domaine des humanités numériques ainsi que des partenaires externes pour des conférences invitées.

4. Numérisation liée à la recherche

4.1. Infrastructure informatique

L'ensemble du domaine de l'acquisition de matériel informatique est centralisé au sein du service Science et infrastructure numérique. L'acquisition d'appareils standard s'effectue conformément à la réglementation administrative relative aux achats via le centre logistique du Bade-Wurtemberg (LZBW), le service central d'approvisionnement du Land de Bade-Wurtemberg, ainsi que via les contrats-cadres BW-PC, BW-Notebook et BW-Workstationde l'université Albert-Ludwig de Fribourg pour le compte du Land de Bade-Wurtemberg. Depuis 2021, des ordinateurs portables standardisés, y compris des stations d'accueil et, le cas échéant, des périphériques, sont achetés afin de garantir les possibilités de travail mobile.

Dans le cadre de l'infrastructure informatique , la HAdW travaille en étroite collaboration avec le centre de calcul de l'université de Heidelberg (URZ) sur la base d'un accord de coopération conclu en 2018. Cela concerne en particulier les services dans les domaines du réseau de données, de l'intégration dans le système de gestion des identités, des services de messagerie électronique, des services de stockage et de sauvegarde, de l'hébergement web, de la participation à des appels d'offres et à des contrats-cadres, de l'assistance à la maintenance et à l'administration, ainsi que de la formation continue et du perfectionnement. Pour les services que l'URZ ne peut pas fournir, la HAdW fait appel à des prestataires externes.

En 2020, la virtualisation progressive de l'ensemble de l'infrastructure serveur a également été lancée avec l'aide d'un prestataire de services informatiques. Les serveurs qui existaient encore physiquement et qui se trouvaient en partie dans les centres de recherche des sites universitaires du Land ont ainsi été centralisés et virtualisés au siège de Heidelberg. Grâce à cette transformation de l'infrastructure traditionnelle avec des instances physiques vers une utilisation pérenne de l'infrastructure cloud , les scientifiques peuvent accéder aux ressources informatiques via Internet, quel que soit leur emplacement, notamment aux serveurs de données et aux bases de données. En outre, il est possible de réagir de manière flexible aux besoins spécifiques des centres de recherche en matière de capacité de stockage et de performances des serveurs. Enfin, cela allège également la charge de travail du service, car le prestataire de services se charge de la maintenance et des mises à jour logicielles. En 2021, la virtualisation des ordinateurs a également commencé , ce qui présente d'une part les avantages de la maintenance à distance et d'autre part, permet notamment aux employés d'utiliser leurs ordinateurs portables professionnels indépendamment de leur emplacement grâce à un accès à distance aux bases de données, aux serveurs de données et aux lecteurs réseau.

La numérisation nécessite des mécanismes fondamentaux de sécurité informatique et cybernétique, qui constituent des tâches stratégiques et font partie intégrante de la gestion des risques de la HAdW. Dans ce domaine, elle travaille en étroite collaboration avec un prestataire informatique externe et le centre de calcul de l'université de Heidelberg.

4.2. Données de recherche et gestion des données de recherche

La responsabilité de la gestion des données de recherche ( FDM) incombe aux responsables des centres de recherche ou aux responsables de projet. Ceux-ci peuvent également désigner des responsables FDM spécifiques à chaque projet. Au sein de la HAdW, le département Science et infrastructure numérique et la commission pour les humanités numériques et l'archivage à long terme, qui sera mise en place en 20222, conseillent leurs scientifiques. En outre, les projets de recherche documentent de manière adéquate leur gestion des données, leurs applications et développements logiciels ainsi que leurs flux de travail pour les données et les publications. La HAdW entend par données de recherche toutes les sources, tous les matériaux et tous les résultats qui sont collectés, rassemblés, déterminés, générés, décrits et/ou analysés dans le cadre d'un projet de recherche :

Lors du conseil aux candidats pour la planification de projets, une grande importance est accordée aux aspects numériques des projets prévus. Afin d'accompagner au mieux le domaine des humanités numériques lié au projet, il convient de toujours impliquer le service Science et infrastructure numérique et son savoir-faire dans la phase de candidature, ainsi que des partenaires externes, notamment les bibliothèques universitaires concernées du Land, pour les questions d'archivage et de mise à disposition à long terme. Outre un concept de numérisation, les demandes doivent présenter un plan de gestion des données couvrant toutes les phases du cycle de vie des données, de la planification du projet au traitement et à l'analyse des données, en passant par la publication et l'archivage à long terme.

4.3. Portefeuille de logiciels

Dans le domaine des systèmes d'exploitation Windows et des applications Microsoft Office, la HAdW participe actuellement à un accord-cadre conclu par le centre informatique de l'université de Heidelberg. Pour le traitement et la gestion des données de recherche, les membres et les scientifiques disposent d'un portefeuille de logiciels comprenant divers outils et services qui fonctionnent presque exclusivement avec des solutions open source et sont presque exclusivement exploités sur leurs propres serveurs. Ces derniers servent principalement à la gestion des données de recherche, c'est-à-dire à toutes les mesures nécessaires dans le cadre de l'organisation et de la mise en œuvre technique pour le traitement des données de recherche, telles que la collecte, l'enregistrement, le traitement, le stockage, l'assurance qualité, l'archivage et la publication.

données primaires infrastructure de serveurs	données primaires stockage en nuage	bases de données XML	bases de données SQL
collaboration Collabora Office Suite d'applications bureautiques basée sur le cloud	gestion de projet Redmine Planification du projet, wiki, forum de discussion	communication Mattermost Service de messagerie instantanée pour les discussions individuelles et de groupe	communication BigBlueButton logiciel de visioconférence

4.4. HAdW numérique : bases de données et publications en libre accès

Les scientifiques de la HAdW et ses membres disposent d'un large éventail de formes de publication et de présentation concernant l'exploitation de plateformes numériques et l'archivage numérique à long terme. En collaboration avec d'autres partenaires, notamment la bibliothèque universitaire de Heidelberg, la mise à disposition gratuite et durable de documents et de résultats de recherche est ainsi garantie. La connexion avec d'autres partenaires de coopération est continuellement développée. Afin de présenter ses données et de regrouper de manière générale ses offres numériques, la HAdW procédera en 2021 à une refonte complète de la plateforme HAdW digital afin de pouvoir mettre à disposition et présenter ses publications de manière spécifique à chaque groupe cible et adaptée aux cultures disciplinaires respectives. HAdW digital centralisera et mettra en réseau les données de recherche numériques existantes et achevées, les publications et les formes de présentation (www.hadw-bw.de/hadw-digital).

Bases de données en libre accès des projets de l'Académie

Actuellement, HAdW digital compte 22 bases de données disponibles en libre accès (voir détails à l'annexe 8.1.). Les bases de données existantes et leurs données de recherche – éditions numériques, dictionnaires numériques, collections numériques et bibliographies – sont généralement mises à disposition via une infrastructure informatique gérée par la HAdW, tandis que la HAdW collabore avec des partenaires afin de garantir l'archivage et la mise à disposition à long terme des données de recherche et des publications. Des plans stratégiques sont élaborés à cet effet à un stade précoce. En ce qui concerne les données de recherche elles-mêmes, il convient d'examiner au cas par cas quels dépôts – y compris ceux de nature spécifique – doivent être choisis à l'expiration de la durée de validité.

L'archivage à long terme des données de recherche engendre des coûts liés à plusieurs aspects (notamment les coûts initiaux, l'acquisition, l'exploitation et la maintenance). Les coûts, en partie annuels et en forte augmentation à moyen terme, des services liés à l'exploitation et à la maintenance de l'archivage à long terme et de la mise à disposition des données de recherche, qui sont facturés par les partenaires de la HAdW à l'issue des projets académiques correspondants, sont actuellement pris en charge par le budget de base. À l'avenir, des solutions nationales structurelles devront être trouvées dans ce domaine, notamment par le biais de réseaux tels que la Nationale Forschungsdateninfrastruktur (NFDI) e.V. (voir ci-dessus au chapitre 3.1.).

Séries de publications en libre accès de la HAdW et de ses projets académiques

La bibliothèque universitaire de Heidelberg et la HAdW travaillent en étroite collaboration depuis 2016 dans le domaine des humanités numériques. Cette coopération permet aux projets de la HAdW dans le domaine de l'édition et de la publication numériquesde bénéficier de l'infrastructure technique performante et de la vaste expérience de la bibliothèque universitaire dans la mise en place et l'exploitation de plateformes numériques ainsi que dans l'archivage numérique à long terme. Les résultats de la recherche sont ainsi mis à disposition dans le monde entier grâce à leur mise en réseau et à leur interconnexion, tandis qu'un catalogage spécifique garantit leur visibilité dans les systèmes de référencement et les moteurs de recherche. Enfin, les résultats de la recherche et les documents sont maintenus à jour sur le plan technique et restent ainsi disponibles à long terme.

Pour la mise à disposition des publications en libre accès de la HAdW, de ses membres, des projets en cours et achevés et des publications rétro-numérisées sur la plateforme HAdW digital, on utilise notamment le flux de numérisation DWork développé par la bibliothèque universitaire de Heidelberg, qui permet de présenter, d'archiver, d'éditer, d'annoter et de commenter des fichiers PDF et des fichiers image ou des des numérisations de publications imprimées et de manuscrits. Les volumes sont accessibles via une URL correspondante selon le modèle www.digi.hadw-bw.de/view/akronym. Des liens de citation stables et l'intégration d'URN (« Uniform Resource Names »), de DOI (« Digital Object Identifier »), de métadonnées et de manifestes IIIF garantissent la pérennité des données dans DWork.

À ce jour, huit séries de publications et deux revues de la HAdW (voir détails à l'annexe 8.2) ainsi que 16 séries de publications de centres de recherche actuels et anciens de la HAdW (voir détails à l'annexe 8.3) ont été publiées en libre accès. En fonction des contrats d'édition antérieurs, les publications plus anciennes de la HAdW et de ses centres de recherche font progressivement l'objet d'une rétro-numérisation afin de pouvoir être mises à disposition en ligne en libre accès.

Pour la publication en libre accès d'articles et de documents de travail, les scientifiques sont encouragés à utiliser des plateformes de publication gratuites telles que Zenodo , qui permettent des liens de citation stables sous forme de DOI. La HAdW y a créé sa propre instance (« communauté ») afin de centraliser les publications de ses membres et scientifiques dans un répertoire.

4.5. Mise à disposition et publication des données de recherche

Pour la mise à disposition de données de recherche de toutes sortes, la HAdW dispose également de divers services et outils, notamment dans le cadre de ses partenariats avec d'autres institutions : infrastructure serveur propre ; services de la bibliothèque universitaire de Heidelberg: heidICON et heiDATA; GitLab en coopération avec l'Académie des sciences et des lettres | Mayence; référentiel RDF sur la plateforme «LOD.ACADEMY : Linked Open Data and Graph Technologies in Academies of Sciences and Beyond» exploitée conjointement par la HAdW et l'Académie des sciences et des lettres | Mayence . Les projets de l'Académie doivent utiliser des référentiels spécialisés pour leurs données de recherche.

Outre ses propres possibilités de présentation sur son site web, la HAdW met à disposition des projets de recherche la possibilité de créer leurs propres sites web dédiés. En fonction du projet, des données de recherche, des bases de données et/ou d'autres publications y sont mises à disposition.

En ce qui concerne les normes relatives aux bases de données, l'accent a été mis jusqu'à présent sur les langages XML et SQL. Grâce à une formation continue et à un perfectionnement réguliers (voir chapitre 6), l'expertise technique des collaborateurs de la HAdW dans le domaine des humanités numériques couvre également d'autres développements futurs, tels que le domaine des technologies graphiques. La HAdW s'aligne sur les normes spécifiques aux projets académiques correspondants et sur les directives de la Communauté allemande de recherche (DFG). Elle s'orientera également vers les développements futurs au sein de l'Union des académies allemandes des sciences et de l'Infrastructure nationale de données de recherche (NFDI) e.V.

Les projets de l'Académie visent à mettre en réseau et à relier de manière optimale les ressources mises à disposition en ligne, ce qui permettra une diffusion optimale et une disponibilité mondiale des documents importants. Le concept de Linked Open Data (LOD) – c'est-à-dire les données publiques mises en relation – désigne la volonté de publier des ensembles de données sous une forme qui permette de les relier entre elles et de les rendre lisibles par des machines (« Linked Open Web »), ce qui impose des exigences particulières en matière de traitement, de conservation et de publication et nécessite des normes d'échange et de mise en réseau des données qui soient non seulement lisibles par l'homme (par exemple HTML ; Java Script ; CSS), mais aussi lisibles par les machines (XML ; RDF). La HAdW invite ses projets de recherche à créer, lorsque cela est nécessaire, les conditions préalables à la LOD afin de renforcer leur interopérabilité et la mise en réseau des données de recherche. À cette fin, la HAdW exploite, en collaboration avec l'Académie des sciences et des lettres de Mayence, un triplestore sur la plateforme «LOD. ACADEMY. Linked Open Data and Graph Technologies in Academies of Sciences and Beyond».

Il est également recommandé aux centres de recherche d'intégrer des données normatives dans leurs bases de données sous forme de collections normalisées et conservées, notamment sur des personnes et des données géographiques, dans un format lisible par l'homme et par la machine, à l'aide d'identifiants uniques (par exemple, numéro de référence GND), qui permettent ainsi l'enrichissement, la mise en relation et l'analyse des données de recherche. Cela permet à d'autres scientifiques de trouver leurs propres ressources numériques, d'y accéder de manière structurée et lisible par machine, et de mettre les données à disposition dans un contexte plus large des cultures disciplinaires respectives et au-delà. Les données normatives concernent en particulier les personnes (par exemple, GND de la Bibliothèque nationale allemande), les géographies ou encore les périodes historiques, les symboles, les éléments architecturaux, les matériaux et les formes physiques.

5. Numérisation de l'administration

Les changements technologiques constants impliquent également de nouvelles possibilités d'organisation pour une gestion scientifique moderne des instituts de recherche. La numérisation concerne donc également l'orientation vers les utilisateurs, l'efficacité de l'administration et tous ses processus et flux de travail internes.

En 2020, les conditions nécessaires à la facturation électronique ont déjà été mises en place dans le service comptable de la HAdW. Le logiciel HIS-FSV est utilisé dans le service comptable pour la gestion des finances et des ressources matérielles. Un système de base de données basé sur SugarCRM, qui sera mis en service en 2021/22, est un logiciel de gestion de la relation client qui sert à la communication numérique et analogique avec les membres, les employés et les partenaires au sein du bureau. Il remplace une base de données personnelle utilisée jusqu'à présent et développée spécialement par la HAdW.

Afin d'améliorer la gestion de projet, un système centralisé de tickets pour toutes les demandes informatiques des collaborateurs sera mis en place en 2021 dans le domaine de l'infrastructure informatique et des humanités numériques au sein du service responsable, ce qui permettra également de hiérarchiser les demandes. La gestion stratégique de la science s'appuie sur des bases de données développées en interne qui garantissent une administration conforme à la protection des données et la gestion de projet des projets scientifiques de l'académie. L'intranet destiné aux collaborateurs sera entièrement remanié en 2021/22. Sous la forme d'un « manuel numérique », il propose des formulaires, des guides et des documentations sur les processus de travail à télécharger. À l'avenir, tous les formulaires pourront être remplis numériquement au format PDF ou seront disponibles sous forme de formulaires HTML pouvant être envoyés directement au bureau via une connexion HTTPS sécurisée.

En 2022, un nouveau système de gestion des documents sera mis en place au sein du secrétariat. Il permettra de définir individuellement les restrictions, les droits d'accès, les rôles des utilisateurs et les flux de travail, et garantira un archivage sécurisé et durable à long terme.

À l'avenir, des portails de candidature numériques seront mis en place sur le site Internet. Ils permettront non seulement de transmettre en toute sécurité les candidatures aux différents instruments de financement dont dispose la HAdW et les nominations aux prix de la HAdW, mais aussi de traiter les données de manière numérique et donc plus simple, conformément aux directives du règlement général sur la protection des données. À long terme, l'introduction d'un dossier personnel numérique simplifiera les procédures administratives et optimisera les processus. Alors que jusqu'à présent, les heures de travail des employés étaient enregistrées à l'aide de feuilles de présence qu'ils remplissaient eux-mêmes, on examine actuellement la possibilité de les gérer à moyen terme via un système électronique d'enregistrement du temps de travail.

6. Compétences numériques : formation continue et perfectionnement

Les collaborateurs de la HAdW développent en permanence leurs compétences afin d'améliorer continuellement leurs connaissances numériques dans un environnement en constante évolution, celui des humanités numériques. Cette formation continue dans le domaine numérique est une priorité stratégique de la HAdW. Le département Science et infrastructure numérique conseille les collaborateurs et leur propose différents formats et offres de formation continue. La HAdW travaille en étroite collaboration avec le centre de calcul de l'université de Heidelberg et le Forum Digital Humanities de Heidelberg.

7. Pour une académie numérique 2030 tournée vers l'avenir

Grâce à son financement de base, au soutien apporté à son programme WIN par le Land de Bade-Wurtemberg et au programme des académies financé par l'État fédéral et les Länder, la HAdW dispose d'une marge de manœuvre suffisante pour mener à bien ses activités numériques de manière innovante et pérenne.

La HAdW développe continuellement son base de connaissances numérique . Son caractère numérique permet au Bade-Wurtemberg de mener des recherches de pointe et contribue à la préservation innovante du patrimoine culturel. Conformément au principe de la science ouverte, la HAdW publie systématiquement en libre accès. Ses membres se considèrent également comme appartenant à une communauté scientifique numérique . La HAdW renforce constamment ses structures numériques à tous les niveaux afin de participer aux nouveaux développements et de créer les meilleures conditions possibles pour ses scientifiques. Elle s'engage à archiver et à rendre accessibles à long terme les données de recherche et assure leur mise à disposition durable en collaboration avec des partenaires solides. Elle élargit continuellement son réseau dans le Land de Bade-Wurtemberg, tant au niveau national qu'international. Le renforcement constant des compétences numériques de ses collaborateurs est un élément central de sa stratégie de numérisation.

Les mesures déjà mises en œuvre décrites dans la présente stratégie de numérisation, les stratégies présentées ainsi que les opportunités et potentiels de développement mis en évidence contribuent à garantir l'avenir de l'Académie numérique 2030.